Tematyka

  • Złożenie wniosku o legalizację przyrządów pomiarowych.

    Wydanie 2
    Data wydania: 13.09.2022 r.
    Aktualizacja: 04.12.2023 r.

  • 1. Logowanie do systemu „ŚWITEŹ”.

    Na stronie głównej portalu (https://switez.gum.gov.pl) wybierz przycisk "Zaloguj się”.
    System wyświetli poniższe okno (Rys. 1.1.):


    Rys. 1.1. Sposób logowania do systemu.

    UWAGA:
    Po wywołaniu strony portalu na ekranie pojawi się komunikat związany z przetwarzaniem danych osobowych w ramach przepisów RODO - Rys. 1.2.


    Rys. 1.2. Komunikat dot. RODO.

    Zaleca się także zatwierdzenie komunikatu o przetwarzaniu przez system tzw. plików cookie.
    Monit w tej sprawie pojawia się każdorazowo u dołu okna przeglądarki - Rys. 1.3.:


    Rys. 1.3. Komunikat dot. cookies.

    • 2. Wybór profilu pracy w systemie.

      Po zalogowaniu dostępna jest opcja wyboru trybu pracy, czyli rodzaju profilu: 
      a) osoba fizyczna - profil indywidualny podstawowy,
      b) firma - profil firmowy – nazwa firmy, upoważnionego podmiotu lub imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania firmy

      Profile dostępne są jako tzw. konteksty w postaci rozwijanej listy wyboru (Rys. 2.1.).
      Zmiana kontekstu wymaga potwierdzenia. Profile są całkowicie niezwiązane ze sobą.

      Procedurę tworzenia profilu firmowego opisuje szczegółowo instrukcja "Tworzenie profilu firmowego".


      Rys. 2.1. Menu profilu pracy.

      • 3. Portal "ŚWITEŹ"

        Wybierz przycisk „Portal Świteź”, aby przejść do właściwego systemu (Rys. 3.1.):


        Rys. 3.1.Główne okno systemu Świteź.

        • 4. Prawna kontrola metrologiczna

          Wybierz z menu „Prawna kontrola metrologiczna”, a następnie „Zalegalizowanie przyrządu pomiarowego” (Rys. 4.1.):


          Rys. 4.1. Menu dot. prawnej kontroli metrologicznej - legalizacja.

          • 5. Załatw sprawę

            Wybierz „Załatw sprawę”, aby rozpocząć procedurę składania wniosku (Rys. 5.1.):


            Rys. 5.1. Legalizacja przyrządu pomiarowego.

            • 6. Wybór jednostki, w której chcesz załatwić sprawę

              Złożenie wniosku odbywa się w kolejno po sobie następujących krokach (Rys. 6.1.):


              Rys. 6.1. Wybór jednostki.

              • 7. Sposób załatwienia sprawy

                System Świteź oferuje dwie ścieżki postępowania:
                a) Załatw sprawę przez portal - opcja domyślna  (Rys. 7.1.);


                Rys. 7.1. Załatw sprawę przez portal.

                b) Załatw sprawę w urzędzie - skierowana do interesantów, którzy preferują tradycyjną formę kontaktu z urzędem (Rys. 7.2.).


                Rys. 7.2. Załatw sprawę w urzędzie.

                Przykład fragmentu wniosku / wydruku przedstawia poniższy zrzut ekranu. Na dalszych stronach znajduje się lista przyrządów pomiarowych stanowiących przedmiot wniosku (Rys. 7.3.):


                Rys. 7.3.Wniosek 



                • 8. Rodzaj legalizacji

                  Niezależnie od wyboru ścieżki w p. 7, należy wybrać rodzaj wniosku o legalizację.
                  Wybór skutkuje uruchomieniem procesu w konkretnym trybie (legalizacja np. ponowna lub legalizacja statystyczna) - (Rys.8.1).:


                  Rys. 8.1. Wybór typu formularza.

                  Użyj przycisku „Wypełnij elektronicznie”, aby rozpocząć wprowadzanie danych do elektronicznego formularza wniosku w poszczególnych krokach.


                  • 9. Wniosek - dane ogólne

                    Uzupełnij podstawowe dane do wniosku o legalizację (Rys. 9.1.):
                    a)   uzupełnianie danych ogólnych; m.in. „Typ legalizacji” (2),
                    b)   uzupełnienie danych wnioskodawcy (3); m.in. „Typ wnioskodawcy”, 

                    Niektóre dane wnioskodawcy uzupełnią się automatycznie. Zostaną zaimportowane z danych wprowadzonych wcześniej podczas rejestracji konta w systemie ŚWITEŹ.


                    Rys. 9.1.Dane ogólne do wniosku.

                    Użyj przycisku „Dalej” (4), aby przejść do kolejnego etapu składania wniosku.

                    UWAGA:
                    W przypadku wniosku o legalizację statystyczną system poprosi o "Dane dodatkowe" (Rys. 9.2.):


                    Rys. 9.2. Dane dodatkowe do wniosku - legalizacja statystyczna.

                    • 10. Przyrządy do legalizacji

                      Przyrządy do legalizacji - (opcja pierwsza - "Legalizacja przyrządów pomiarowych" - p. 8).

                      System Świteź umożliwia dodawanie do wniosku przyrządów pomiarowych w dwóch trybach (Rys. 10.1.):
                      a) jednostkowym - przycisk "Dodaj" (1),
                      b) hurtowym - przycisk "Dodaj przyrządy z pliku" (2)

                      Korzystając z przycisków dodaj przyrządy pomiarowe:


                      Rys. 10.1. Dodawanie przyrządów pomiarowych do wniosku.

                      Użycie przycisków skutkuje pojawieniem się okna, w którym należy wprowadzić dane dotyczące zgłaszanych do legalizacji przyrządów pomiarowych (Rys. 10.2.). 

                      Dla trybu jednostkowego użyj przycisku „Dodaj” (1):



                      Rys. 10.2. Nowy przyrząd pomiarowy

                      UWAGA:
                      W przypadku braku zgłaszanego przyrządu pomiarowego na liście "Oznaczenie (typ) lub nazwa producenta", dane należy wprowadzić w oknie obok "Oznaczenie spoza listy".

                      Po wybraniu przyrządu pomiarowego z listy wyboru „Grupa przyrządów”, pojawią się w dolnej części formularza dodatkowe opcje, związane ze sposobem wyliczenia opłaty za czynności urzędu (Rys. 10.3.):


                      Rys. 10.3. Czynniki dodatkowe.

                      Wprowadzanie danych kończy użycie jednego z przycisków u dołu karty:
                      a) „Zapisz i zamknij” – zapisanie przyrządu i zamknięcie okna dodawania przyrządów pomiarowych,
                      b) „Zapisz i dodaj nowy” – zapisanie wprowadzonych danych i otwarcie nowego (pustego) okna
                      c) „Zapisz i skopiuj” – zapisanie wprowadzonych danych i otwarcie nowego okna z danymi z poprzedniego,
                      Funkcja przydatna, gdy zgłaszamy kilka przyrządów tego samego typu różniących się np. tylko numerem fabrycznym, przyrządu o takiej samej charakterystyce metrologicznej,
                      d) „Anuluj” – zamknięcie okna bez zapisywania Po uzupełnieniu danych przyrządu (przyrządów) uzyskujemy widok listy wszystkich wprowadzonych przyrządów pomiarowych

                      Po uzupełnieniu danych wszystkich zgłaszanych przyrządów pomiarowych, uzyskujemy widok listy.

                      Aby dodać przyrządy pomiarowe w trybie hurtowym, użyj przycisku „Dodaj  przyrządy z  pliku” (2 na Rys. 10.1.), a następnie wypełnij odpowiednio kartę jak poniżej - wpływa to na kalkulację ceny końcowej za usługę (Rys. 10.4.):


                      Rys. 10.4. Import przyrządów pomiarowych z pliku xls.

                      Wskazane na powyższym zrzucie ekranu przyciski posłużą odpowiednio do:
                      a) „Wybierz plik” – wybór pliku z dowolnego nośnika danych z listą przyrządów pomiarowych,
                      b) „Szablon arkusza do importu” –  umożliwia pobranie „pustego” pliku w formacie Excel z możliwością edycji i zapisu - domyślna nazwa pliku to: legalization_devices_template.xlsx (Rys. 10.5.):


                      Rys. 10.5. Plik importu - lista przyrządów pomiarowych.

                      Podczas importu danych system Świteź  dokonuje automatycznie walidacji poprawności wypełnienia arkusza.

                      UWAGA:
                      Dodanie danych z pliku o konkretnej nazwie może nastąpić jednorazowo.
                      Aby dodać lub zmodyfikować listę przyrządów pomiarowych w pliku wcześniej już użytego, należy mu nadać inną nazwę. Zmiana samej zawartości skutkuje pojawieniem się błędów i niemożnością importu danych. Dotyczy to operacji wykonywanych w obrębie aktualnie procedowanego wniosku.

                      Przed importem przyrządów pomiarowych z pliku, należy uzupełnić dane na karcie przyrządu (Rys. 10.6.):


                      Rys. 10.6. Karta przyrządów pomiarowych.

                      UWAGA:
                      Powyżej przycisku „Usuń  plik” widnieje informacja z nazwą pliku, który został dodany do importu, z którego zostaną wczytane dane o przyrządach pomiarowych.

                      Po pomyślnym imporcie, zawartość pliku pojawi się na liście zgłoszonych do legalizacji przyrządów pomiarowych.

                      W przypadku wyboru opcji (p. 8) "Legalizacja statystyczna przyrządów pomiarowych", system wyświetli adekwatny formularz – krok „Zestawienie przyrządów” (Rys. 10.7.):



                      Rys. 10.7. Formularz ustalenia opłaty - legalizacja statystyczna.


                      Użycie przycisku                       „Dodaj” skutkuje wywołaniem formularza dopisywania przyrządów pomiarowych (Rys. 10.8.):


                      Rys. 10.8. Dodanie nowego przyrządu pomiarowego - legalizacja statystyczna.


                      • 11. Załączniki

                        Wybierz przycisk „Dodaj załącznik”, jeżeli chcesz dołączyć do wniosku dowolny plik (Rys. 11.1.).

                        Załącznikami mogą być np. świadectwa legalizacji, deklaracje zgodności, instrukcje obsługi itp.
                        Maksymalna wielkość załącznika to                         50 MB.


                        Rys. 11.1. Dodawanie załączników do wniosku.

                        • 12. Oświadczenia

                          Wybierz sposób kontaktu z urzędem oraz zaznacz opcję dotyczącą przetwarzania danych osobowych (Rys. 12.1.):


                          Rys. 12.1. Oświadczenia do wniosku.

                          • 13. Termin realizacji i płatność

                            Zestawienie dotyczące jednostki oraz wysokości naliczonych opłat na podstawie wcześniej wprowadzonych przez wnioskującego danych (Rys. 13.1.):


                            Rys. 13.1.Termin i realizacja.

                            Na tym etapie istnieje możliwość zmiany adresata wniosku.

                            • 14. Podgląd

                              Podsumowanie wniosku w celu ostatecznej weryfikacji wprowadzonych danych (Rys. 14.1.):


                              Rys. 14.1. Podgląd wniosku.

                              Jeśli dane są zgodne, użyj przycisku „Dalej”.


                              • 15. Podpis i wysłanie wniosku

                                Uwierzytelnij/podpisz i wyślij wniosek do urzędu/jednostki (Rys. 15.1.):


                                Rys. 15.1. Podpis i wysłanie wniosku.

                                UWAGA:
                                W przypadku wybrania opcji podpisu certyfikatem kwalifikowanym, wymagane jest zainstalowanie bezpłatnej aplikacji ComarchINK. Link do pobrania programu pojawia się automatycznie w górnej części okna przeglądarki internetowej.
                                Pamiętaj, aby korzystać zawsze z najnowszej wersji aplikacji ComarchINK. 

                                W przypadku braku posiadania odpowiednich uprawnień do elektronicznego podpisu dokumentów, użyj opcji ”Przekaż do podpisu innej osobie”.

                                Po pozytywnej weryfikacji podpisu, wyślij wniosek.



                                • 16. Moje płatności

                                  Po wybraniu przycisku „Moje płatności” (Rys. 16.1.) system Świteź przekieruje użytkownika do listy zobowiązań (1).
                                  Powyżej listy pojawi się również odpowiedni komunikat, ułatwiający dokonanie płatności (2)



                                  Rys. 16.1. Lista zobowiązań.

                                  Wskazanie kursorem po prawej stronie linii pozycji wysłanego wniosku, a następnie kliknięcie na ikonie , spowoduje pojawienie się listy rozwijanej z opcją "Zapłać".

                                  Użyj jej, aby dokonać wpłaty - system przekieruje Cię do strony płatności internetowych (Rys. 16.2.):


                                  Rys. 16.2. Okno płatności.

                                  • 17. Moje e-Usługi

                                    Zmiany statusu zgłoszenia na bieżąco możesz śledzić w zakładce „Moje sprawy” (Rys. 17.1.):


                                    Rys. 17.1. Moje sprawy.

                                    • 18. Powiadomienia

                                      W zakładce "Moje e-Usługi" -> "Powiadomienia" masz możliwość indywidualnej konfiguracji sposobów otrzymywania powiadomień w odniesieniu do różnych rodzajów powiadomień (Rys.18.1.).

                                      Zmiany powiadomień mogą docierać do klienta za pośrednictwem trzech kanałów komunikacji:
                                      -   PORTAL (system Świteź - strona www),
                                      -   SMS,
                                      -   E-MAIL


                                      Rys. 18.1. Powiadomienia.

                                      Po wybraniu edycji konkretnego powiadomienia w zakładce "Powiadomienia", masz możliwość edycji kanału komunikacji (Rys. 18.2.):


                                      Rys. 18.2. Konfiguracja powiadomień dla konkretnej sprawy.

                                      W przypadku zakładki "Powiadomienia certyfikatów" masz możliwość konfiguracji wyboru kanału komunikacji w sprawach związanych z dokumentami typu: certyfikaty i świadectwa (Rys. 18.3.):


                                      Rys. 18.3. Konfiguracja powiadomień dla certyfikatów i świadectw.

                                      Spersonalizowana konfiguracja powiadomień pozwala śledzić postępy procedowania wniosków w indywidualny sposób.

                                      • 19. Kopiowanie wniosku

                                        System Świteź pozwala składać wnioski w oparciu o wcześniejsze, archiwalne zgłoszenia.

                                        Aby tego dokonać, wybierz z menu "Moje e-Usługi" opcję "Moje sprawy" (Rys. 19.1.):


                                        Rys. 19.1. Moje sprawy.

                                        Odszukaj wniosek (skorzystaj z wyszukiwarki), dotyczący interesującego Cię przyrządu pomiarowego, a następnie wybierz przycisk „Szczegóły” (Rys. 19.2.):


                                        Rys. 19.2. Szczegóły konkretnego wniosku.

                                        Spowoduje to przejście do jego szczegółów. W prawym górnym roku pojawią się wówczas trzy przyciski:
                                        a)  "Doślij dokumenty" - umożliwia uzupełnienie wniosku o brakujące dokumenty,
                                        b)  "Popraw wniosek" - pozwala poprawić przesłany wcześniej wniosek,
                                        c)  "Kopiuj jako nowy" - generowanie nowego wniosku na podstawie już istniejącego

                                        Użyj przycisku zaznaczonego na poniższym zrzucie (Rys. 19.3.):


                                        Rys. 19.3. Kopiowanie wniosku.

                                        Spowoduje to zainicjowanie procesu składania wniosku - (p. 9. Wniosek – dane ogólne). 

                                        Funkcja ta jest szczególnie użyteczna, gdy na przykład upłynie okres ważności legalizacji lub należy przeprowadzić badanie metrologiczne, wynikające z harmonogramu sprawdzeń okresowych dla wyposażenia pomiarowego.


                                        UWAGA:
                                        System Świteź, dla bezpieczeństwa przesyłanych danych, został wyposażony w funkcję automatycznego kończenia sesji po 25 min bezczynności użytkownika.

                                        Przed wylogowaniem, pojawia się stosowny komunikat oraz przycisk z możliwością przedłużenia sesji o kolejne 25 min. Dodatkowo kliknięcie kursorem myszki w dowolnym miejscu okna systemu, automatycznie resetuje licznik sesji.